Az alábbiakban egy táblázatot fogunk közösen elkészíteni lépésről-lépésre, s ennek segítségével megismerkedünk a táblázatkezelők kínálta lehetőségekkel. A feladat megoldásához a Microsoft Excel programját fogjuk használni, annak is az XP Professional változatát.

Feladat:

Készítsünk el egy költségkalkulációt: 4 főre főzünk paprikás krumplit, és szeretnénk megismerni az ezzel kapcsolatos költségeinket. Mutassuk be diagramon is az egyes összetevők költségarányát!

Megoldás:

A képernyő jobb oldalát elfoglaló un. munkaablakot nyugodtan bezárhatjuk a jobb felső sarkában található Bezárás (X) gombra kattintva.

A cellakijelölő kurzor megnyitás után az A1-es cellára mutat, ide begépeljük a táblázatunk címét: Paprikáskrumpli, majd az ENTER billentyű leütésével befejezzük az adatbevitelt.

Az ENTER billentyű leütése után a cellakijelölő az A2-es cellára lép, a begépelt szöveg pedig az A1-es cellába került. Ne ijedjünk meg attól, hogy a szöveg kilóg a cellából, ez egyelőre semmilyen problémát nem fog okozni.

Egy sor kimarad, majd begépeljük a Hozzávalók szót, azután ismét kimarad egy sor és egymás alá begépeljük a szükséges hozzávalókat, úgy mint: krumpli, hagyma, kolbász, paprika, só, olaj, víz.

Most kihagyunk egy oszlopot (B) és a C oszlopba beírjuk a szükséges mennyiségekhez tartozó mértékegységeket. A C5-ös cellában kezdünk: gépeljük be kg.

ENTER után a C6-os cellában leszünk, ide is be szeretnénk gépelni a kg szöveget, de ha megfigyeljük, amikor lenyomjuk a k billentyűt az Excel már megpróbálja befejezni helyettünk a szöveget. Megspórolhatjuk a g billentyűt, ha ilyenkor rögtön ENTER-t ütünk.

Most a B oszlopot töltjük fel számokkal. FIGYELEM! A számoknak mindig a cella jobb széléhez kell tapadniuk! Gyakori hiba, hogy tizedes törtek gépelésénél rossz tizedes jelet gépelünk (vessző helyett pontot vagy fordítva) és ilyenkor nem szám lesz a cella tartalma hanem szöveg vagy dátum.

TIPP: ha véletlenül dátumot gépeltünk be egy cellába, utána hiába gépeljük be helyesen a tört értéket, dátumként fog látszani egészen addig, amíg a Formátum 4Cellák... 4Szám fül kategóriái közül az Általános-t ki nem választjuk. Ezután már helyesen látszik a begépelt szám.

Az eddigiekhez hasonló módon gépeljük tovább az adatokat az ábrának megfelelően.

A víz egységáránál az E11-es cellában a mértékegység Ft/m3, amiben a hármast feljebb kellene helyezni (felső indexbe), hogy tényleg köbméter legyen belőle. Tegyük a következőt: álljunk az E11-es cellára. A szerkesztőlécen jelöljük ki csak a hármast!

Mivel egy szövegrészlet van kijelölve, csak egy fül jelenik meg, itt pipáljuk ki a felső index jellegzetességet (különleges hatás), majd OK.

Most, hogy rögzítettük az alapadatokat, jöhet a lényeg, számítsuk ki az egyes összetevők költségeit. Először írjuk be az F3-as cellába a Költségek szót, majd álljunk az F5-ös cellába, ide kerül az első képletünk. A krumpli költségét egyszerűen megkaphatjuk a szükséges mennyiséget (B5) meg kell szorozni az egységárával (D5), így az F5-ös cellába a következő képletet kell begépelni =B5*D5 majd ENTER. Az egyenlőségjel begépelése után a megfelelő cellákra rá is kattinthatunk, ekkor a gép helyettünk gépeli be a cella azonosítóját.

Az F5-ös cellában megjelent a számolás eredménye (2*60=120). Most jöhet a többi összetevő költsége. A többi sorban is hasonlóan kell számolnunk, ezért nem gépeljük be mindenhova egyesével a képleteket, hanem kihasználjuk a táblázatkezelők egy nagyon fontos és hasznos szolgáltatását, a képletek másolásának lehetőségét.

Álljunk vissza az F5-ös cellánkra és vigyük az egeret a cellát határoló téglalap jobb alsó sarkába, itt van egy kis fekete négyzet, ami fölött az egerünk megváltoztatja az alakját. (+ jel).

Ha ekkor lenyomott egérgombbal lejjebb húzzuk ezt a kis fekete négyzetet, akkor a táblázatkezelő lemásolja a cella tartalmát a kijelölt területre.

Ha most megvizsgáljuk az egyes F oszlopbeli cellák tartalmát, akkor láthatjuk, hogy a táblázatkezelő a képletet másolás közben meg is változtatta, hiszen az F6-os cellába már az =B6*D6 képlet került, és így tovább, az eredeti képletben szereplő 5-ös sorszámot a gép egyesével megnövelte. Ez a relatív cellahivatkozás nagy előnye.

Nekünk csupán annyi teendőnk maradt, hogy bizonyos sorokban belejavítsunk az így keletkezett képletekbe, hiszen a mértékegységek különbözősége miatt néhol a szorzás nem elegendő. Így pl. a paprika sorában grammot szoroztunk Ft/kg-mal, ide kell még egy ezres osztás, hiszen ennyi a váltószám a gramm és a kilogramm között.

Kattintsunk az F8-as cellára, majd a szerkesztőlécbe kattintva a meglevő képlet végére írjuk be még azt, hogy /1000.

Hasonló módon ezerrel kell osztani a só költségeinél is (F9), tízzel kell osztani az olaj sorában (F10) és tízezerrel kell osztani a víz sorában (F11). Ha ezeket a javításokat elvégezzük, akkor már helyesen számol a gép.

Az előzőekhez hasonlóan, most a G oszlopba beírogathatnánk a Ft szöveget a számok mögé, de most egy másik módszerrel ismerkedjünk meg, formázzuk meg a cellákat. Jelöljük ki az F5:F11 tartományt a táblázatunkban, majd Formátum 4Cellák... 4Szám fül.

FONTOS! Amikor egy cella fölé visszük az egeret, akkor az három különböző alakot tud felvenni:

Nagy fehér kereszt: ekkor kijelölni lehet az egér segítségével.

20. Ábra Kijelöléshez

Kis fekete kereszt: ekkor másolni lehet az egér segítségével.

21. Ábra Másoláshoz

Négy irányú nyíl: ekkor mozgatni lehet az egér segítségével.

22. Ábra Mozgatáshoz

Ha bármit elrontunk, a CRTL+Z billentyűkombinációval, vagy a Szerkesztés 4Visszavonás menüpont segítségével visszaléphetünk a korábbi állapothoz.

Tehát kijelöltük az F5:F11 tartományt és kiválasztottuk a cellaformázást. A kategóriák között keressük meg a Pénznem elnevezésűt. Itt beállíthatjuk, hogy milyen pénznem szimbólumot akarunk megjeleníteni (Ft), illetve hány tizedest akarunk látni (2). Most nem kell semmi sem változtatnunk.

Most már csak a költségek összegét kell meghatároznunk. Ezt megtehetnénk úgy is, hogy pl. az F13-as cellába beírjuk az =F5+F6+F7+F8+F9+F10+F11 képletet, de képzeljük el, ha nem csak csak hét, hanem mondjuk hétszáz adatot kellene összeadni, ez nem lenne kellemes feladat. Ebben segítenek minket a függvények.

Álljunk az F13-as cellára, itt szeretnénk megkapni az összeget. Most egy függvényt kell beszúrnunk, ezt többféleképpen is megtehetjük. Kiválasztjuk a Beszúrás 4Függvény... menüpontot vagy lenyomjuk az f_x jelű gombot a szerkesztőléc előtt. Mivel azonban ez egy nagyon gyakori függvény, ezért külön gombot kapott az eszköztáron, jele . Nyomjuk is meg!

Az Excel ilyenkor beilleszti az F13-as cellába a SZUM elnevezésű függvényt és be is jelöli az összegezni kívánt területet, amit ha elfogadunk, csak ENTER-t kell ütnünk. Tegyünk is így.

Ha nem akarjuk elfogadni az Excel által bejelölt területet (F5:F12), akkor az egérrel új területet kellene kijelölnünk és csak utána lenyomni az ENTER billentyűt.

Ezzel a munkánk érdemi része be is fejeződött, de azért egy kis időt még eltöltünk a most elkészített táblázatunkkal.

Először is próbáljuk meg átírni valamelyik hozzávaló egységárát, hiszen a piacon naponta más áron szerezhetjük be a hozzávalókat. Annak érdekében, hogy szembetűnő legyen a probléma, változtassuk meg pl. a kolbász egységárát (D7) tízezer Forintra!

Az látszik, hogy a gép figyelembe vette a változtatásunkat, de nem látjuk a végeredményt, mintha valami hiba lenne, két cella is tele van # jelekkel (kettős kereszt, András-létra). Az ok nagyon egyszerű, akkora számokat kellene kiírnia, amekkorák nem férnek el a cellákban. A megoldás is ilyen egyszerű: meg kell szélesíteni az F oszlopot! Vigyük az egeret a F és a G oszlop találkozásához, majd amikor megváltozik az egér alakja, kattintsunk duplán.

Az F oszlop ezután automatikusan olyan széles lesz, hogy minden adat elférjen benne.

Ha tehát bármelyik cella tartalmát megváltoztatjuk, a táblázatkezelő újraszámítja a cellák értékét és mindig az aktuális eredményt mutatja. Írjuk vissza az eredetileg ott szereplő 900-as értéket.

Az adataink szemléletesebbé tételéhez készítsünk diagramot, amelyen bemutathatjuk, hogy mitől olyan „drága” ez a finom étel.

A diagram varázsló indítása előtt azonban ki kell jelölnünk azokat az adatokat a táblázatban, amiket szerepeltetni akarunk a diagramunkon. Ez most nem egyszerű, hiszen nem egy összefüggő területet kell kijelölnünk. Először kattintsunk az A3-as cellára, majd az ábrán látható többi cellát a CTRL billentyű lenyomása mellett jelöljük hozzá! (A5:A11; F3, F5:F11)

Most indíthatjuk a diagram varázslót! (Beszúrás 4Diagram...) Kövessük az ábrákon látottakat!

Természetesen a kész diagramot tetszőlegesen tovább formázhatjuk, mindent átalakíthatunk, beszínezhetünk, arrébb vonszolhatunk, elforgathatunk,... Mindössze annyit kell tennünk, hogy a formázni kívánt diagramrészletre kattintunk, majd a formátum menüben a legelső menüpontot választjuk.

A részleteket nem mutatjuk meg, csupán egy lehetséges végeredményt, hogy a fenti diagramot hogyan és mennyire lehet átalakítani.

A kész diagram és az eredeti adatainkat tartalmazó táblázat között váltani a munkalapok közötti váltásra szolgáló területen lehet.

Azt is érdemes kipróbálnunk, hogy amennyiben változtatunk valamelyik adatunkon (pl. olcsóbb lett a kolbász), az kihatással lesz a diagramunkra, vagyis nem egy egyszeri állapotot rögzítettünk a diagramon, hanem az szerves kapcsolatban áll az adatainkkal.

Térjünk vissza az eredeti táblázatunkhoz, most, hogy már jól számol, fordítsunk egy kis figyelmet a megjelenésére is. A grafikus táblázatkezelők nagy előnye, hogy igen sokoldalú formázási lehetőséget nyújtanak, a szövegszerkesztők kínálta lehetőségek itt is megtalálhatók és kis gyakorlással alkalmazhatóak is.

Először is jelöljük ki az A1:F1 területet, itt lesz majd a táblázatunk címe, amit eredetileg az A1-es cellába írtunk be. Keressük meg az eszköztár gombjai között a Cellaegyesítés nevűt és nyomjuk is meg.

Ennek hatására a kijelölt 6 db cella egy cellává egyesül és a szöveg a cella közepére igazodik. Most pedig adjunk a cellának valamilyen kitöltőszínt!

Másodszor a celláinkat szegélyezéssel látjuk el. Azok a cellahatároló vonalak ugyanis, amiket a képernyőn látunk alaphelyzetben nem kerülnek nyomtatásra, csak a munkánkat segítik, a könnyebb tájékozódást a táblázatban. Kívülről befelé fogunk haladni, vagyis először a dupla keretvonalakat készítjük el. Jelöljük ki a Hozzávalók celláit, azaz az A3:C11 tartományt.

Ha valamelyik cellára kattintunk, elveszítjük a kijelölést és láthatóvá válik a végeredmény:

Most jelöljük ki az Egységárak területét (D3:E11) és a Szerkesztés4Ismét menüpontot! Hasonlóan járjunk el a Költségekkel (F3:F11) is.

Ezek után bekapcsoljuk a vízszintes szimpla vonalakat. Jelöljük a ki az A5:F10 tartományt. Formátum4Cellák...4Szegélyek fül: egyszeres folytonos vonal

A függőleges vonalak több részletben készülnek. Jelöljük ki az A5:C11 területet és Formátum4Cellák...4Szegélyek fül: sima folytonos vonal, középső függőleges válaszvonal, OK.

A D5:E11 terület kijelölése után már csak a Szerkesztés4Ismét menüpontot kell alkalmaznunk és készen is vagyunk. Vastag keretvonallal és félkövér betűstílussal emeljük ki még a végösszeget is!

TIPP: láthatjuk, hogy a táblázat formázása, de főleg a szegélyvonalak elkészítése meglehetősen időigényes feladat, ezért érdemes a munkánk végére hagyni. Menet közben ugyanis cellákat/oszlopokat/sorokat törölhetünk/mozgathatunk/másolhatunk, s ezzel a beállított formázásokat elronthatjuk.

Végezetül, mielőtt még elmentenénk a kész táblázatunkat, bolondbiztossá tesszük. Ez annyit tesz, hogy felkészítjük a táblázatunkat arra, hogy olyanok fogják használni, akik nem mozognak otthonosan a táblázatkezelők világában. Nem engedjük meg, hogy akár véletlenül is kárt tegyenek a hosszas és fáradtságos munkával elkészített remekművünkben. Ehhez meg kell határoznunk azokat a cellákat, amikben szabadon lehet garázdálkodni, amiket nyitva lehet és kell hagynunk a felhasználók előtt. Jelen példánkban ezek a B és D oszlopok cellái. Jelöljük hát ki őket! (CRTL billentyűvel!) Formátum4Cellák...4Védelem fül:

A fent kijelölt cellákra vonatkozóan kapcsoljuk ki a zárolást. Vagyis, amikor lezárjuk a táblázatunkat (munkalapunkat), ezek a cellák nem záródnak be.

A felbukkanó ablakban még tovább finomíthatjuk a védelmünket, pl. jelszót is beállíthatunk.

Mi most semmi ilyet nem teszünk, csak OK-val elfogadjuk a felkínált beállításokat. Ha most megpróbáljuk valamelyik zárolva hagyott cellát megváltoztatni, törölni, a gép hibaüzenettel figyelmeztet a zárolás tényére.

Ugyanakkor a zárolás alól feloldott celláinkba (B és D oszlop) nyugodtan írhatunk, javíthatunk, törölhetünk. Természetesen a táblázatunk ettől nem lett teljesen bolondbiztos, hiszen ha valaki nem számot gépel be, vagy rosszul használja a tizedes elválasztót és valamelyik számból dátumot csinál, akkor a védelem mit sem ér, sőt esetleg gátolhatja is az értelmes munkában.

Ebből a táblázatból többet már nem tudunk kihozni, nincs más hátra, mint hogy elmentsük munkánkat. File4Mentés.

Mintafeladat

Feladat:

Megoldás: